Los errores que ya estamos viendo en las primeras facturas con Verifactu

El error más caro que estamos viendo con Verifactu no es técnico. Es dar por hecho que ya está resuelto porque “el programa lo hace”.

A veces es verdad: si facturas de forma sencilla con un software estándar y actualizado, es probable que te llegue resuelto sin que tengas que mover un dedo. Pero en cuanto hay algo hecho a medida en el proceso de facturación, y en las pymes con las que trabajamos casi siempre lo hay, el proveedor del software cubre su parte y el resto se queda en tierra de nadie. Ahí es donde estamos viendo los mismos fallos repetirse en proyecto tras proyecto.

Van uno por uno, con la consecuencia de cada uno y cómo se evita.

Error 1: dar por hecho que lo resuelve el proveedor del programa

Es el más extendido y el más caro. La lógica es “he actualizado el software de facturación, ya cumplo”. Funciona cuando la facturación es estándar. No funciona cuando hay integraciones propias, informes personalizados, o partes del proceso que se hicieron a medida hace tiempo y que el proveedor del software no conoce ni va a tocar.

Consecuencia: el día que hay que generar el registro encadenado, aparecen huecos exactamente en las partes a medida, que son las que nadie ha revisado porque se daban por cubiertas.

Cómo se evita: preguntar por escrito al proveedor del software qué cubre exactamente su actualización y qué queda fuera. Si hay desarrollo a medida en la facturación (una integración con otro sistema, un flujo de rectificativas propio, una conexión con FileMaker o con cualquier ERP), asumir que esa parte no está cubierta hasta que alguien lo confirme expresamente.

Error 2: dejar sin decidir qué pasa con las rectificativas

Las rectificativas son de los puntos que más se posponen porque “ya se verá cuando toque hacer una”. El problema es que en un sistema con registro inalterable, corregir una factura no puede seguir siendo editar el PDF y reenviarlo. Hace falta un criterio claro de cómo se emite una rectificativa, cuándo y quién la autoriza.

Consecuencia: si no está decidido de antemano, la primera rectificativa real se improvisa bajo presión, con el sistema ya en marcha y sin margen para pensarlo con calma.

Cómo se evita: decidir el procedimiento de rectificativas antes de activar nada, no cuando llegue la primera. Es una decisión de negocio (quién autoriza, en qué casos se rectifica, cómo se comunica al cliente), no algo que pueda resolver un desarrollador por su cuenta.

Error 3: no decidir qué hacer con series antiguas y facturación entre varias entidades

Muchas empresas llegan a este punto con series de facturación abiertas hace años, sin que nadie recuerde bien por qué existen, o facturando desde dos entidades del mismo grupo con criterios distintos. Mientras nadie mira de cerca, no da problemas. En cuanto hay que automatizar el envío de cada factura, cada serie sin criterio claro y cada entidad sin un proceso definido se convierte en una excepción que alguien tiene que resolver a mano.

Consecuencia: el proyecto se llena de casos particulares que se van descubriendo sobre la marcha, en lugar de haberse decidido de antemano, y cada uno de ellos retrasa la puesta en marcha.

Cómo se evita: hacer, antes de empezar, un listado de todas las series activas y de todas las entidades que facturan, y decidir para cada una si sigue teniendo sentido y con qué criterio va a funcionar a partir de ahora.

Error 4: empezar en el peor mes posible

Diciembre es, con diferencia, el peor momento para tocar la facturación de una empresa: cierre del ejercicio, vacaciones del equipo y cero margen si algo falla justo cuando más facturas hay que emitir. Aun así, es habitual dejarlo para el último trimestre porque “todavía queda tiempo”.

Consecuencia: quien empieza en noviembre pensando que llega a tiempo, en la práctica llega mal: sin margen para probar el sistema con calma ni para resolver los casos raros que siempre aparecen al final.

Cómo se evita: tratar Verifactu como un proyecto que empieza con meses de antelación, no como una tarea de última hora antes de un plazo. El calendario vigente lo fijó el Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2027 para el resto. Parece lejos, pero lo que hay que arreglar no es el software, es el proceso, y eso no se hace en diciembre.

La pregunta que de verdad importa

Ninguno de estos cuatro errores es técnico. Son decisiones de negocio que alguien tiene que tomar, y que no puede tomar un desarrollador en tu lugar. Si tienes facturación a medida, la pregunta útil no es si vas a estar preparado. Es quién, dentro de tu empresa, es responsable de que lo estéis.

En nuestra página de Verifactu explicamos cómo abordamos este trabajo cuando hay procesos a medida de por medio, muchas veces sobre aplicaciones FileMaker que llevan años funcionando. Si prefieres contarnos directamente en qué punto está tu facturación, puedes escribirnos a través de contacto.