Gestoría de vehículos
Portal de expedientes para arrendador, concesionarios y gestoría
El problema
La gestoría tramitaba los expedientes de matriculación de una empresa de renting con la herramienta de ese cliente, y los concesionarios enviaban la documentación por canales sueltos.
Qué construimos
Un portal web propio con un perfil para cada participante (el arrendador, los concesionarios y la gestoría), importación masiva desde Excel, documentos en la nube y seguimiento de cada expediente, conectado al FileMaker con el que la gestoría ya trabajaba.
Resultado
En producción desde abril de 2026, en unos seis meses desde la propuesta. Los concesionarios suben ahí su documentación y la gestoría tramita desde su FileMaker de siempre. La lectura automática de la documentación con IA es la siguiente fase y está en desarrollo.
Tecnología: FileMaker · Next.js · Almacenamiento S3
Una gestoría de trámites de vehículos trabaja para una empresa de renting: cada coche que se entrega pasa por un expediente de matriculación en el que intervienen tres partes. El arrendador, que da de alta las operaciones; los concesionarios, que entregan los vehículos y aportan la documentación; y la gestoría, que tramita. Hasta ahora ese trabajo se hacía sobre una plataforma del propio cliente, y la gestoría no controlaba la herramienta con la que hacía su trabajo.
Qué construimos
Un portal web en el que cada participante entra con su perfil y ve solo lo suyo:
- El arrendador importa las operaciones en bloque desde Excel, con una vista previa y la correspondencia de columnas según el canal de venta, en lugar de darlas de alta una a una.
- Los concesionarios, incluidos los que tienen varias sedes, suben la documentación de cada vehículo al expediente que le corresponde.
- La gestoría sigue tramitando en su FileMaker, que es el sistema de gestión interno. El portal se apoya en él, no lo sustituye.
Alrededor de eso: un panel por canal y por estado, una ficha de expediente con su recorrido en seis estados, avisos por correo, envíos de documentación con etiqueta y seguimiento, el módulo de inspección técnica, informes diarios y descarga en bloque. Los documentos viven en almacenamiento en la nube, privado, y se sirven con enlaces que caducan.
Cómo se hizo
La propuesta se presentó a finales de octubre de 2025 y el portal pasó a producción en abril de 2026, con una demostración al cliente final y el lanzamiento a los concesionarios esa misma semana. Después llegaron, por fases, el almacenamiento de documentos en la nube, la inspección técnica, los envíos y la importación de matriculaciones.
La decisión de diseño que más pesó fue no tocar lo que funcionaba: el FileMaker de la gestoría siguió siendo el centro, y la web se construyó para hablar con él. Así el equipo de la gestoría no tuvo que cambiar su forma de trabajar para que los demás pudieran trabajar con ellos.
Lo siguiente
Con los documentos ya en la nube, la siguiente fase es que la IA los lea: reconocer qué documento es cada uno y vincularlo solo a su expediente, comprobando que el número de bastidor coincide y que su dígito de control es correcto antes de dar nada por bueno. Está en desarrollo y lo contaremos cuando esté en marcha.