Asociación profesional
Socios, entradas web y control de acceso en eventos
El problema
La gestión de socios, la venta de entradas y el acceso a los eventos iban por herramientas separadas, con una web de entradas antigua y sin conexión con la base de datos de socios.
Qué construimos
Un FileMaker nuevo con socios y renovaciones, una web de venta de entradas con cupones conectada a él, y un sistema de pulseras en iPad que sigue funcionando sin conexión para controlar el acceso a los eventos.
Resultado
El sistema de pulseras se usó en el evento anual de la asociación y funcionó bien, con 2.800 pulseras repartidas por tipo de asistente y del orden de mil cien asistentes por jornada, y con los socios, las entradas y los accesos ya en un mismo sitio.
Tecnología: FileMaker · Next.js · iPad
Una asociación profesional del sector creativo organiza cada año un gran evento con jornadas de conferencias y una gala. Sus socios tienen varias modalidades (profesionales, jóvenes, estudiantes, empresas), las entradas se vendían en una web antigua que ya no tenía soporte y que no hablaba con la base de datos de socios, y el acceso al evento se controlaba aparte.
Qué construimos
Socios y renovaciones. Rehicimos la gestión de socios en FileMaker. Antes, renovar a un socio suponía duplicar su registro y desactivar el anterior, de modo que la información del socio vigente quedaba repartida. Ahora cada socio tiene una sola ficha y su historial de renovaciones aparte.
Venta de entradas. Una web nueva de venta de entradas, con cupones de descuento y un proceso de compra en tres pasos, que se sincroniza en los dos sentidos con FileMaker. Lo que se vende en la web aparece en la base de datos de la asociación, y al revés.
Acceso al evento con pulseras. Para el evento anual, un sistema en el que cada asistente canjea el código de su entrada por una pulsera de color según su tipo, y los puntos de acceso validan las pulseras desde iPads: una mesa de acreditaciones con ocho puestos y más de diez puntos de control.
Pensado para que la red falle
En un evento con más de mil personas en el mismo edificio, la red no es de fiar. Por eso cada iPad guarda localmente la información que necesita, la refresca cada minuto como mucho mientras hay conexión, y si la conexión se cae sigue validando y guarda lo que hace para enviarlo cuando vuelve. Una barra de color en la pantalla dice en todo momento si el puesto está conectado o trabajando por su cuenta.
Ajustes de última hora
Los eventos no esperan al software. Unos días antes, la asociación pidió que la gala funcionara con reglas propias: carriles por color de pulsera que se activan a la vez en todos los iPads, en lugar de que cada puesto lo cambie por su cuenta. Lo convertimos en un modo global del sistema y llegó a tiempo. Antes, al preparar el evento, hubo que deshacer también una herencia del pasado: los eventos del año se habían creado copiando los de una edición anterior, y arrastraban relaciones que hacían imposible distinguir qué entradas llevaban pulsera. Se reorganizaron antes de abrir puertas.