Informes y Listados en tu Base de Datos FileMaker

Informes y Listados en tu Base de Datos FileMaker

Una de las mejores funcionalidades de FileMaker es su capacidad para realizar listados e informes. Usando estas capacidades puedes conseguir que los usuarios de tus bases de datos puedan analizar los datos con más facilidad y conseguir sacar provecho a la información de la base de datos.

Vamos a utilizar un ejemplo básico que se puede aplicar a casi cualquier empresa, el control de facturación, es decir por tener un listado de todas las facturas, ver totales, filtrados por pagado o no, por empresas, etc.

Primero os muestro un ejemplo de varias facturas con datos ficticios y vamos paso a paso.

Listado de facturas simple

Lo primero que necesitamos un listado de facturas simple, estas son dos capturas, listado con contenido y el diseño de la presentación de este listado:

listado-completo_thumb

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presentacion-listado_thumb

Teniendo ya el listado preparado y con totales ya puedes realizar búsquedas que te pueden ayudar a realizar a informes. Precisamente FileMaker gana mucho en este aspecto por que las búsquedas son muy fáciles de realizar. En el siguiente ejemplo hemos realizado una búsqueda del mes de enero y que no están pagadas. Además en la presentación hemos añadido unos menús para realizar búsquedas rápidas.

listado-filtrado_thumb

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Ahora bien, nuestro objetivo es que se puedan mostrar estos listado como informes con información categorizada, es decir, que al realizar un listado se nos presenten todas las facturas clasificadas por los criterios que nosotros escojamos. En nuestro primer caso vamos añadir que se pueda mostrar las facturas clasificadas por Empresas.  Para esto lo primero que tenemos que hacer es añadir una PARTE a la presentación. Una presentación de listado suele tener las siguientes partes:

  • Cabecera: se muestra en arriba y a la hora de imprimir en todas las paginas
  • Cuerpo: donde se muestran los registros, entre las otras dos partes
  • Pie de pagina: se muestra abajo y a la hora de imprimir en todas las paginas

Para añadir una parte que categorice debemos ir al menú de Ajustar Parte:

menu-partes Partes

Lo siguiente que debemos realizar es Crear una parte de subsumario al ordenarse por el campo de Empresa y una vez añadida esta dar formato a esa parte, por ejemplo poner un fondo diferente y un tamaño más grande para que se vea bien la separación. Estas son dos capturas de la presentación y como queda.

parte-contacto_thumb

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Contactos_thumb

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listado-contactos_thumb

Importante, para que salga clasificado por el campo que hemos elegido por la parte hay que ordenar por el campo que has escogido para la parte.

Se pueden añadir múltiples partes de subsumario y según ordenes por un criterio o por otro te aparecerán ordenados y clasificados los registros.

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